La contabilidad sirve para tomar decisiones. Pero, ¿quiénes son los usuarios de esta información? ¿Es útil solo a las personas propias de la empresa o también a otros usuarios? A lo largo de esta lectura comprenderemos con ejemplos de la vida real, quiénes son los usuarios de la contabilidad.

Para poder comprender la lectura de la información contable trabajaremos con un caso real. Para fines didácticos, se consideran solo algunas páginas del cierre anual correspondiente al 31 de diciembre de 2017 de la empresa Profertil Sociedad Anónima. Los estados contables serán analizados a lo largo del recorrido de la materia, por lo que no es la intención que te detengas en detalle en cada uno de ellos en este momento, solo en su presentación inicial. 

Profertil Sociedad Anónima (2017). Memoria y estados contables. 

Se extraen en este archivo, a los fines de esta lectura, solo los estados contables básicos de la organización bajo estudio. 

¿A quién le serán útiles estos estados contables? Pensemos en los siguientes casos: 

• El director de la empresa es quien tiene que decidir si plantea abrir una planta nueva.
• Los accionistas de esta empresa son quienes deben decidir si aceptan o no la propuesta del director.
• El gerente de ventas es quien debe resolver si es conveniente o no aumentar el precio de venta de cierta mercadería.
• El proveedor es quien debe decidir otorgar o no la entrega de mercadería con pagos diferidos acorde a la actividad de la empresa.
• El banco a quien la empresa solicita un préstamo es quien tiene que tomar la decisión de autorizarlo o no.

Todos los usuarios mencionados tienen decisiones que tomar relacionadas con la empresa. Para poder tomar una decisión adecuada, requieren de información económica y financiera. Como ya vimos anteriormente dicha información es generada por contabilidad. Podemos decir entonces que son usuarios de contabilidad. Los usuarios de la información contable son todas aquellas personas que necesitan de esta herramienta para tomar sus decisiones.

A los usuarios de información contable los podemos agrupar en: 

• Propietarios, como accionistas en sociedades anónimas, socios en sociedades de responsabilidad limitada, dueños de empresas unipersonales (ejemplo, ferretero, panadero, librero, etc.); todos estos usuarios están interesados en conocer, no solo sobre las ganancias o pérdidas de su empresa, sino también sobre el futuro de esta. 
• Administradores de organizaciones o áreas de una empresa, como directores en sociedades anónimas, gerentes en sociedades de responsabilidad limitada, gerentes de departamentos, etc. que deben evaluar su gestión en la organización. 
• Entidades financieras cuya finalidad con las organizaciones es la de otorgar financiación. 
• Bolsas de comercio, aquellas empresas que cotizan en Bolsa o solicitan financiación a través de obligaciones negociables deben informar sus informes contables. 
• Asesores y analistas, personas o entidades contratadas para estudiar y analizar empresas a fin de informar a futuros inversores sobre rentabilidad, ganancias, utilidades, capacidad de generar recursos y resultados, etc. de ellas. 
• Estado nacional, provincial y municipal, interesados en los tributos generados y a generar por las organizaciones. Con la información contable el Estado puede fiscalizar y determinar el cumplimiento de las obligaciones tributarias por parte de las organizaciones. 

Fowler Newton clasifica a los usuarios de los informes contables según los interesados, de la siguiente manera:

Existe también la distinción entre los tipos de usuarios que surge de agrupar a los usuarios de la información contable en internos y externos. 

Son aquellos que toman decisiones que tienen relación con la organización a la que se refiere la información contable, pero están fuera de ella. Entre ellos podemos nombrar a accionistas, inversores potenciales, prestamistas, proveedores, clientes, sindicatos, Estado. Estos utilizan la información generada por la contabilidad patrimonial o financiera. 

Son los que actúan y toman decisiones dentro de la organización, la contabilidad en la que se apoyan es la de gestión de dirección y la contabilidad estratégica. Podemos nombrar a directores, gerentes, socios gerentes, gerentes de ventas y otros integrantes de la organización.

En la necesidad de generar información para los distintos tipos de usuarios se debe establecer cómo informar (exposición) y qué informar (contenido), es por esto que los estados contables son los principales informes contables donde se vuelca la información económica y financiera para satisfacer a los usuarios y orientar el contenido de los estados contables a las necesidades de los mismos. Podemos observar o concluir que, tanto la elaboración de la información contable como los informes contables, siempre se construyen en función a los usuarios.

A continuación y a modo de ejemplo presentamos en forma de tabla distintos usuarios de la empresa Marea S.A. y su clasificación:

Los estados contables analizados son informes contables. También podemos encontrar otro tipo de informes como se muestra en la figura 1. A diferencia de los estados contables, el informe presentado en forma de gráfico de barras no respeta normas contables. 

¿Por qué se denominan informes contables? Porque son el resultado o la finalización del proceso del sistema contable, es decir se captan los datos generados de operaciones económicas y financieras (recopilación), se verifican, valoran y registran estas y, como último paso del sistema contable se ordena, agrupa y sintetiza la información a través de los informes contables. En ambos informes se trabajó con base en las ventas en un determinado periodo y organización. 

Estos informes son resultado de la contabilidad de gestión, dado que se elaboran para que el gerente de ventas o gerente general pueda tomar decisiones de acuerdo a las ventas de la empresa.

Existen dos tipos de informes según la clasificación de los usuarios

En la figura de gráfico de barras se presenta un ejemplo de informe de gestión. La información podría haberse presentado de manera distinta. Por ejemplo, otro tipo de gráfico o formato de tabla. Estos informes no forman parte de los informes obligatorios y su contenido varía en función de la información que necesitan los usuarios internos de la organización. La periodicidad en su generación también está en función a los requerimientos de los usuarios y no están sujetos a auditoría obligatoria, pero pueden ser auditados (auditoría interna). Como ejemplos de estos informes podemos citar a informes de ventas, ventas por sucursales, satisfacción de clientes, servicios de posventas, motivación del personal, etc.

El objetivo principal de estos informes contables es brindar información del patrimonio y su evolución en una organización. Cuando hablamos de información del patrimonio nos referimos a informar su estructura, que es el activo, pasivo y patrimonio neto, y cuando nos referimos a su evolución hablamos de información sobre las ganancias y pérdidas de la organización. Podemos definir a los estados contables como el soporte donde se transmite información sobre la estructura y evolución patrimonial de un ente para facilitar la toma de decisiones por usuarios externos. 

Por el contrario, existen informes que están regulados por normas contables que se denominan estados contables como los que se presentan de la empresa Profertil. Del análisis de estos informes nos ocuparemos en lecturas posteriores. Solo resaltaremos por el momento algunas de sus características.

1. Las normas contables establecidas por la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, conocidas como Resoluciones Técnicas, sirven como guía para la creación de los estados contables (EECC) en Argentina. A nivel internacional, en cambio, existen normas conocidas como Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) o Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). En nuestro país es obligatorio utilizar las Resoluciones Técnicas Nacionales para la creación de los estados contables, pero algunas empresas tienen la obligación de seguir las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) o las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) en lugar de las RT Nacionales.
2. Es importante que todas las organizaciones construyan sus estados contables siguiendo las normas nacionales o internacionales, ya que esto garantiza uniformidad y homogeneidad en cuanto a cómo se presenta la información económica y financiera. De esta manera, los estados contables tienen un contenido común y así se facilita la comparación entre las organizaciones.
3.  Los estados contables deben ser revisados y controlados por un proceso llamado auditoría externa, llevado a cabo por contadores públicos independientes conocidos como auditores externos. La auditoría se encarga de asegurar que los estados contables reflejen la realidad económica y financiera de la organización. Como se mencionó anteriormente, es responsabilidad de la organización generar y presentar la información contable de manera adecuada.
4. Para cada ejercicio económico se publica un juego de estados contables. Sin embargo, las empresas que cotizan sus acciones en la bolsa de comercio o tienen obligaciones negociables están obligadas por la Comisión Nacional de Valores a publicar estados contables trimestralmente.